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Damit können beispielsweise:
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Interessenten:
- online Mitgliedschaft beantragen
Mitglieder:
- Termine buchen
- Termine löschen
- Beratungsanfragen stellen und ihre Dokumente hochladen
- die Antworten der Berater einsehen
- vom Verein bereitgestellte Dokumente
downloaden- herunterladen
- Adressänderungen und neue Bankverbindungen melden
- Mitgliedskonto einsehen
- Kontaktdaten ändern
- Zugangsdaten anfordern.
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Die online ausgefüllten Mitgliedsanträge können direkt in MIA übernommen und dort bearbeitet werden.
Damit Interessenten und Mitglieder Ihres Vereines diese Funktionen der MIA-Online-Schnittstelle auf Ihrer Website nutzen können,
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müssen einige Einstellungen und Vorbereitungen vorab vom Verein bzgl. folgender Funktionen in MIA
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durchgeführt werden:
- Anträge auf Mitgliedschaft (Online-Mitgliedschaft)
- Online-Buchung/Absage von Terminen (nur für Mitglieder)
- Dokumente übermitteln (nur für Mitglieder)
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1. Anträge auf Mitgliedschaft (Online-Mitgliedschaft)
Um Antragstellern die Kosten für die Mitgliedschaft im Antrag anzeigen zu können, müssen folgende Schritte vorgenommen werden:
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in Administration unter Finanzen > BK-Gruppen mindestens eine Beitragsklassengruppe durch Setzen des Häkchens im Feld Online für den Online-Abruf freigeben (siehe Screenshot unten)
Info Wenn ein Verein Neumitgliedern die RSV optional anbietet, müssen zwei BK-Gruppen für den Online-Antrag freigegeben und die entsprechenden Preise eingetragen werden.
Die BK-Gruppe, die den Mitgliedsbeitrag inkl. RSV enthält, muss zusätzlich durch Setzen des Häkchens im Feld RSV gekennzeichnet werden.- einmalige Aufnahmegebühr im Feld einmaliger Betrag in EUR eingeben (siehe Screenshot unten)
- jährlich fälliger Beitrag im Feld jährlicher Betrag in EUR eingeben (siehe Screenshot unten)
- Änderungen mit
abschließen
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Unbedingt beachten:
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2. Online-Buchung/Absage von Terminen (nur für Mitglieder)
Mit der Online-Schnittstelle können Mitglieder auf der Website des Vereins bequem Termine buchen oder absagen. Damit diese Funktion genutzt werden kann, müssen:
- die Terminvorschläge online anzeigbar gemacht werden, indem die Zeitblöcke, in denen die Berater Beratungen anbieten, für die Schnittstelle freigegeben werden
- die online auswählbaren Beratungsarten für die Schnittstelle freigegeben werden
- die Systemeinstellungen bei Bedarf angepasst werden.
Anchor Termine online sichtbar machen
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- Termin per Klick auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
- Häkchen im Feld Online buchbar setzen
- mit
abschließen
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2. Möglichkeit: Einstellung beim Einfügen einzelner Terminblöcke (Administration > Beraterkalender > Vorbereiten)
- Daten des anzulegenden Terminblocks eingeben (Datum, Uhrzeit von/bis, Art, Ort, Dauer)
- Häkchen im Feld Online buchbar setzen
- mit
abschließen
| Info |
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Wenn die Kalendervorlagen geändert werden, müssen schon generierte Terminblöcke im Beraterkalender zunächst gelöscht und dann neu generiert werden.
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- Administration > Anwendung > Beratungsarten
- gewünschte Beratungsart per Klick auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
- Häkchen im Feld online auswählbar setzen
- mit abschließen
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| Die Beratungsarten müssen auch dann für die Nutzung der Onineberatung freigegeben werden, wenn die Terminvergabe über die Website nicht genutzt werden soll. |
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Parameter OnlineTerminMaximum: Hier kann eingestellt werden, wie viele Termine ein Mitglied online buchen kann.
Info Vor- bzw. Standardeinstellung: 1 Termin
Ist die Vor- bzw. Standeinstellung hinterlegt, kann der nächste Termin vom Mitglied erst dann gebucht werden, wenn kein offener Termin in der Zukunft mehr vorhanden ist.
- Parameter OnlineTerminAbsVorlauf: Hier kann eingestellt werden, wie viele Stunden ein Termin vor dessen Beginn noch abgesagt werden kann.
- Parameter OnlineTermineVoraus: Hier kann festgelegt werden, in welchem Zeitraum ein Mitglied Termine buchen kann.
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3. Dokumente übermitteln (nur für Mitglieder)
Mit der Online-Schnittstelle für MIA können Dokumente kostengünstig und rechtssicher über die Website des Vereins an Mitglieder übermittelt werden. Dabei muss jedes Dokument für den Abruf freigegeben werden. Dies ist einzeln oder automatisch möglich.
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- Dokumente-Maske auswählen
- gewünschtes Dokument in der Übersicht (links) auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
- Button
anklicken - Bearbeitungsfenster öffnet sich
- Häkchen im Feld Online abrufbar setzen
- mit abschließen
2. Möglichkeit: Dokumente automatisch freigeben:
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- Administration - Anwendung - Vorlagen
- gewünschtes Dokument in der Übersicht (links) auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
- auf der rechten Seite werden nun die Details zur ausgewählten Vorlage angezeigt
- hier das Häkchen im Feld Online abrufbar setzen
- mit abschließen
Das passiert, wenn ein Dokument für den Online-Abruf freigegeben wurde:
Das Mitglied erhält automatisch eine Email mit der Information, dass ein neue Dokument bereitgestellt wurde.
Note Die Vorlage für die Informations-Email (MIA-Online Neues Dokument) kann in der Administration unter Anwendung > Vorlagen an die Bedürfnisse jedes Vereines individuell angepasst werden.
- Das Mitglied kann sich in seinem persönlichen Bereich einloggen.
- Hier kann das Mitglied das bereitgestellte Dokument herunterladen.
Wie erkenne ich in MIA, dass ein Dokument online bereitgestellt wurde oder ob das Mitglied dieses abgerufen hat?
Anhand folgender Icons, die zusätzlich in der Dokumente-Maske angezeigt werden, kann schnell nachvollzogen werden, inwiefern ein Dokument online bereitgestellt bzw. abgerufen wurde:
  | Das Dokument ist nicht zum Abruf über die Website freigegeben |
  | Das Dokument wurde freigegeben |
  | Das Dokument wurde vom Mitglied abgerufen |
 | Das Dokument ist als gelöscht markiert und in den Papierkorb verschoben |