Dieses Dokument befindet sich noch in der Überarbeitung. Einige Funktionen von MIA sind noch im Planungsstadium und können noch geändert werden.

Allgemeine Merkmale

MIA wird den DMB-Vereinen als Service bereit gestellt. Ein DMB-Verein, der MIA nutzen will, muss kann sich lediglich bei bei der DES melden und wird als MIA-Nutzer eingetragen. Die erforderlichen Grundkonfigurationen werden im Verwaltungssystem eingetragen und dann , anschließend kann MIA herunter geladen heruntergeladen werden.

Die Anwendung läuft in einem Virtuellen Server, der auf einem Rechner des Vereins installiert werden kann. Dazu kann ein vorhandener Server oder ein Arbeitsplatz-PC eingesetzt werden, auf dem ein Betriebssystem läuft, das als Virtualisierungsplattform geeignet ist. Der virtuelle Server wird in verschiedenen Varianten geliefert, die die Nutzung unterschiedlicher Virtualisierungsplattformen erlauben.

Der Betrieb von MIA in dem virtuellen Server wird Betrieb und Support von MIA werden von der DES übernommen, der jeweilige Verein ist für die Server-Plattform, das lokale Netzwerk im Verein, die Internetanbindung und die Datensicherung zuständig.

Die Verteilung von Updates oder Konfigurationsänderungen, sowie Wartungseingriffe am virtuellen Server werden von der DES nach Abstimmung mit dem jeweiligen Verein durchgeführt. Der Server überwacht kritische Betriebsparameter selbstständig und meldet auftretende Probleme und Fehler an ein zentrales Monitoring-System. Mitarbeiter der DES können dann, ebenfalls in Abstimmung mit dem jeweiligen Verein, aktiv werden und Korrekturmaßnahmen einleiten. Viele Fehler können so vermieden oder behoben werden, bevor sie Betriebsabläufe des Vereins stören.

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Eine wesentliche Neuerung im Datenmodell von MIA ist die Unterscheidung zwischen Personen und Mitgliedschaften. Eine Person kann z. B. ein InteressentenInteressent, eine Hausverwaltung, ein Vermieter oder einfach irgendein Kontakt sein. Wenn eine Person Mitglied im Verein wird, wird für diese Person eine Mitgliedschaft angelegt.

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So kann man am DMB-Logo auf einen Blick erkennen, dass es sich um ein Mitglied handelt, das Zeitungssymbol zeigt an, dass sich um einen Abonnenten ein Abonnement der Mieterzeitung handeltaktiv ist , die weiße Hand zeigt an, dass eine Aufnahmesperre eingetragen wurde usw. Fährt man mit dem Mauszeiger über das jeweilige Icon, wird eine Beschreibung eingeblendet.

Frei definierbare Kennzeichen

Jeder Verein kann selbst Kennzeichen festlegen, mit denen Personen oder Mitgliedschaften individuell gekennzeichnet werden. Diese Kennzeichen können mit Symbolen verbunden werden, die dann rechts senkrecht in der Infomaske sowie in den Masken der Personen- oder Mitgliedschaftsdaten angezeigt werden.

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Alle Beiträge, die einmalig oder regelmäßig fällig werden, werden in Form von Beitragsklassen verwaltet. Jedem Mitglied können beliebig viele Beitragsklassen zugeordnet werden, um Mitgliedsbeiträge, Rechtsschutzversicherung, Mieterzeitung usw. zu berechnen. Damit unterstützt MIA alle im DMB gebräuchlichen Varianten der Beitragsberechnung.

Für die schnelle und fehlerfreie Zuordnung von Beitragsklassen bei der Erfassung neuer Mitglieder, können Beitragsklassen in Gruppen zusammen gefasst werden. Wird ein Mitglied neu angelegt, muss lediglich die Gruppe ausgewählt werden, MIA ordnet dem Mitglied dann automatisch alle Beitragsklassen zu, die zur gewählten Gruppe gehören. Eine der angelegten Gruppen kann als Standardgruppe gekennzeichnet werden und wird damit automatisch bei der Mitgliedererfassung vorgegeben.

Zahlungspläne

Die unterschiedlichen Berechnungsmethoden, mit denen die Vereine die Beiträgen Beiträge neuer Mitglieder berechnen, können in Form individueller Zahlungspläne hinterlegt werden. Auf der Basis dieser Zahlungspläne ermittelt MIA automatisch fällige Beiträge und schreibt diese als Sollbuchungen in die Mitgliedskonten. Ein Verein muss nur noch entscheiden, wann er diese Beträge in Form von Rechnungen oder Lastschriften einziehen will. Fehler bei der manuellen Einbuchung von fälligen Beiträgen werden so vermieden.

Jeder Beitragsklasse kann ein Zahlungsplan zugeordnet werden. Bei Bedarf können einzelnen Mitgliedern individuelle Zahlungspläne zugeordnet werden.

Mietobjekte

Zu jedem Mitglied (also einer Person mit einer Mitgliedschaft) können mehrere beliebig viele Mietobjekte angelegt werden.

Rechtsschutzversicherung

Zu jedem Mietobjekt kann eine Rechtschutzversicherung eingetragen werden. Bei der Rechtsschutzmeldung wird jedes Mietobjekt separat aufgeführt.und die dazu gemeldeten Personen gemeldet. MIA erstellt die Rechtsschutzmeldung für die DMB-Rechtsschutzversicherung automatisch und überträgt sie über den MIA-Verwaltungsserver sicher ins Rechenzentrum der Rechtsschutzversicherung. Um sicherzustellen, dass die gemeldeten Daten vollständig und konsistent sind, wird eine Meldung nur dann übertragen, wenn sie erfolgreich geprüft wurde. Wird ein Fehler gemeldet stellt MIA eine Prüfroutine bereit, mit deren Hilfe Fehler, wie z. B. unvollständige Adressen oder fehlende Mietobjekte gefunden werden können.

Das Fehlerprotokoll wird auf dem selben Weg von der Rechtsschutzversicherung zum Verein übertragen und dort als Datei bereit gestellt. In der nächsten Version ist geplant, die Fehlermeldung durch eine vollständige Quittung zu ersetzen, in der nicht nur Fehler, also Negativmeldungen, sondern auch Positivmeldungen enthalten sind. Ein Verein erhält damit einen Nachweis über die Versicherung der einzelnen Mitglieder bzw. über erfolgreich durchgeführte Änderungen an schon gemeldeten Objekten.

Jede Meldung wird mit einer eindeutigen Kennung versehen, auf die in Fehlermeldungen bzw. Qittungen Bezug genommen wird. Damit ist für einen Verein eine lückenlose Kontrolle der Übertragung an und Verarbeitung durch die Versicherung möglich.

Rechtsschutzfälle

Zu jedem rechtsschutzversicherten Mietobjekt können beliebig viele Rechtsschutzfälle eingetragen werden. Zu jedem Rechtsschutzfall kann dokumentiert werden, ob und wann eine Deckungszusage angefragt und ob und wann sie erteilt wurde.

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MIA bietet volle SEPA-konforme Unterstützung des elektronischen Zahlungsverkehrs. Darüber hinaus werden die Vereine bei der Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen unterstützt.

Mandatsverwaltung

Die Mandatsverwaltung von MIA unterstützt die Verwaltung aller Mandatsarten. Vergabe von Mandatsreferenzen. Automatische Prüfung der Mandate vor Durchführung einer Lastschrift.Mandatsreferenzen werden bei der Anlage eines neuen Mandats automatisch vergeben. Vor der Durchführung einer Lastschrift wird automatisch geprüft, ob für alle Mitglieder, die eine Lastschrift erhalten sollen, ein gültiges Mandat vorliegt. Fehlende oder nicht mehr gültige Mandate werden in einer Liste aufgeführt, um die Arbeit in der Buchhaltung zu erleichtern.

Zu jedem Mandat werden die Daten der Bankverbindung erfasst. Da aufgrund einer Übergangsregelung bis 2016 damit zu rechnen ist, dass viele Mitglieder nur die Kontonummern und Bankleitzahlen angeben erzeugt MIA automatisch die korrekte IBAN und BIC aus diesen Daten. Da es für die Prüfung der Kontonummern und Bankleitzahlen sowie für die Bildung der Prüfziffer in der IBAN eine Reihe von Bildungsregeln, Ausnahmen, Sonderfällen und Fehlermeldungen kommen kann, wurde Software-Modul eines namhaften Herstellers verwendet, das in der Finanzindustrie erfolgreich eingesetzt wird. Dieser Hersteller liefert auch regelmäßig Aktualisierungen und neue Versionen, so dass eine zuverlässige Funktion gewährleistet ist.

Planung von Lastschriften

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Für jedes Mitglied, dessen Bankkonto bei einem Lastschriftlauf belastet werden soll, wird gemäß SEPA-Vorgaben individuell benachrichtigt. Um Kosten zu sparen wird dabei der jeweils günstigste mögliche Kommunikationsweg gewählt. MIA unterstützt folgende Versandarten:

• Brief
• E-Mail
• Fax
• SMS

Lastschriften

Lastschriftdateien werden im SEPA-Format erstellt. Erst-, Folge- und letze Lastschriften werden in separate Dateien geschrieben. Die Dateien werden gegen das hinterlegte SEPA-XML-Schema geprüft, um sicherzustellen, dass sie bei der Bank verarbeitet werden können.

Die Übertragung der Lastschriftdateien wird außerhalb von MIA mittels der, von der jeweiligen Bank bereit gestellten Software durchgeführt.

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Dokumente können aus MIA exportiert, gedruckt oder per Fax oder E-Mail versandt werden.

Technische Anforderungen an die Server-Plattform

Der Rechner auf dem MIA betrieben werden soll muss die folgenden Mindestvoraussetzungen erfüllen:

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Verwendete Technologien (für technisch Interessierte)

MIA läuft in einem so genannten virtuellen Server, der auf einem Rechner des Vereins installiert werden kann. Dazu kann ein vorhandener Server oder ein Arbeitsplatz-PC eingesetzt werden, auf dem ein Betriebssystem läuft, das als Virtualisierungsplattform geeignet ist. Der virtuelle Server wird in verschiedenen Varianten geliefert, die die Nutzung unterschiedlicher Betriebssysteme und Virtualisierungsplattformen erlauben. Eine Liste der geeigneten Betriebssysteme finden Sie im Kapitel "Technische Anforderungen".

Der Einsatz virtueller Server bringt für den Betrieb von MIA verschiedene Vorteile:

• Saubere Trennung der Verantwortung: Alles was innerhalb des virtuellen Servers läuft wird von der DES betreut, alles andere wie bisher vom  IT-Betreuer des Vereins.
  
• Wartungseingriffe oder Updates von MIA oder dem virtuellen Server beeinflussen Ihren Server nicht. 
• Jeder Verein entscheidet, ob er MIA auf einem eigenen Rechner bzw. Server betreiben will oder einen Server in einem Rechenzentrum nutzt.

Das Betriebssystem von MIA ist Linux. Damit werden Lizenz- und Betriebskosten gespart und eine stabile Plattform bereit gestellt. 

Als Datenbank wird MySQL verwendet. Diese, seit vielen Jahren bewährte Datenbank ist für alle Vereinsgrößen geeignet bietet eine zuverlässige Plattform.

Die Anwendung selbst wird auf der Basis von Web-Technologie erstellt. Das heißt, dass sie am Arbeitsplatz-PC über Browser, also Internet Explorer, Firefox, Chrome usw. aufgerufen und genutzt wird. MIA wurde von der Firma Scopeland auf der Basis eines hauseigenen Entwicklungssystems entwickelt, wird als Java-Anwendung bereit gestellt und läuft auf in einem Apache Tomcat-Server.